Mardi, 7 h 10. Un de vos agents est malade et votre client attend son passage à 9 h. Vous appelez un sous-traitant de confiance. Il accepte.
Il faut maintenant lui transmettre l'adresse, le code d'accès, les tâches à réaliser et les photos attendues. Le plus souvent, ces consignes partent par SMS. Le compte rendu, lui, se fait attendre.
Ce prestataire ne connaît ni le site, ni le client, ni vos méthodes. Il intervient pourtant en votre nom. Votre client attend la même qualité et les mêmes preuves qu'avec vos équipes.
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Pourquoi un sous-traitant ponctuel n'utilise pas votre logiciel
Un sous-traitant travaille pour plusieurs donneurs d'ordre. Chacun a ses habitudes et souvent son propre outil. Il n'en apprendra pas un de plus pour une intervention d'une heure.
De votre côté, en faire un utilisateur n'a pas plus de sens. Il faudrait lui créer un compte, lui expliquer l'application et payer un accès pour une seule mission.
Chacun improvise alors avec ce qu'il a. Les consignes partent par SMS ou par e-mail. Les photos reviennent par messagerie. La signature du client manque souvent.
Quand vous faites appel à plusieurs prestataires, ce désordre se multiplie. C'est le sujet de notre article sur la sous-traitance à plusieurs prestataires.
Ce qu'il doit recevoir avant d'intervenir
Un sous-traitant qui découvre un site a besoin des mêmes informations que vos équipes. La fiche mission minimale tient en six points.
- L'adresse et l'accès : le code du portail, la clé, le contact sur place
- Le créneau : l'heure d'arrivée et la durée prévue
- Les prestations : ce qu'il doit faire et dans quel ordre
- Les consignes du site : ce qui ne se voit pas sur place, comme une zone interdite ou un produit à éviter
- Les points de contrôle : ce qu'il vérifie avant de partir
- Les preuves attendues : les photos à prendre et la signature du client
Le plus efficace est une fiche type unique, la même pour vos équipes et pour vos sous-traitants. Vous l'écrivez une fois. Chaque intervenant reçoit ensuite le même cadre, qu'il soit salarié ou non.
Écrivez chaque consigne comme si l'intervenant n'était jamais venu. « Comme d'habitude » ne veut rien dire pour lui. Une photo de l'entrée ou du local technique vaut mieux qu'une longue explication.
Envoyez la fiche la veille quand c'est possible. Le sous-traitant prépare son matériel et vous pose ses questions avant d'arriver sur place.
Récupérer ses preuves sans lui imposer d'outil
Une fois le travail fait, il reste à le prouver. Il vous faut l'heure de passage, les photos, les points contrôlés et la signature du client.
Sans outil commun, ces éléments arrivent par trois canaux et dans trois formats. Les rattacher à la bonne mission prend du temps. L'heure d'une photo envoyée par message ne prouve pas non plus l'heure du passage.
Un formulaire en ligne partagé aide déjà. Le sous-traitant remplit les mêmes champs que vos équipes. Il faut tout de même lui envoyer le lien, vérifier qu'il l'a rempli puis rattacher sa réponse à la mission.
Pour aller plus loin sur les preuves à exiger, lisez comment prouver qu'une mission sous-traitée a bien été exécutée.
Avec Squoad, vous lui envoyez un pass mission. Saisissez son adresse e-mail sur la fiche mission. Il reçoit la proposition, l'accepte et ajoute le créneau à son agenda. Une heure avant l'intervention, il ouvre la mission sur son téléphone, sans compte ni installation. Il y retrouve vos consignes et remplit vos formulaires, photos comprises. Vous suivez chaque étape depuis la mission et vous ne payez que les pass utilisés. Découvrir le pass mission dans l'application mobile
Un renfort trouvé le jour même
Prenons une entreprise de propreté de 25 agents qui entretient une quarantaine de sites. Un lundi à 6 h 45, une agente prévient qu'elle ne viendra pas. Son premier passage est prévu à 9 h dans des bureaux.
La responsable d'exploitation appelle un sous-traitant avec qui elle travaille de temps en temps. Il est disponible. Elle ouvre la mission du jour et lui envoie un pass mission.
À 7 h 20, il accepte. À 8 h 55, il ouvre la mission sur son téléphone. Il y trouve les consignes du site et la checklist des bureaux. Trois photos sont imposées : le hall, les sanitaires et la salle de réunion.
À 10 h, son rapport est rattaché à la mission, comme pour un passage des équipes internes. Le client ne voit aucune différence.
La même méthode vaut pour un dépannage loin de vos bases ou pour une compétence que vos équipes n'ont pas. Les entreprises de propreté retrouvent cette organisation sur la page dédiée à leur métier.
Quand le sous-traitant ponctuel devient régulier
Le pass mission convient aux interventions de temps en temps. Quand le même prestataire revient chaque semaine, deux options s'offrent à vous.
- Un compte utilisateur avec le rôle sous-traitant : il ne voit que ses missions et intervient depuis l'application mobile. Il compte comme un utilisateur de votre abonnement.
- Une collaboration entre agences : si son entreprise utilise aussi Squoad, vous lui confiez vos missions comme à une agence partenaire. Il affecte lui-même ses intervenants.
Au-delà d'une dizaine de missions par mois, un compte revient moins cher que des pass envoyés un par un. Le détail est sur la page des tarifs.
Gardez la même fiche type dans tous les cas. Votre sous-traitant retrouve le même cadre, qu'il intervienne avec un pass, un compte ou depuis son agence.
Questions sur le sous-traitant ponctuel
Faut-il prévenir votre client ?
Si votre contrat le prévoit, oui. Dans tous les cas, votre client doit retrouver le même niveau de service et le même rapport.
Que faire si le sous-traitant ne rend aucune preuve ?
Fixez les preuves attendues dès l'envoi de la mission. Réglez son intervention une fois les photos et la signature reçues.
Le sous-traitant doit-il installer une application ?
Avec un pass mission Squoad, non. Il ouvre le lien reçu par e-mail dans le navigateur de son téléphone.
Le même cadre pour tous vos intervenants
Un sous-traitant ponctuel n'a pas à adopter vos outils. Il a besoin de vos consignes et vous avez besoin de ses preuves. Une fiche type et un format de rapport commun suffisent à garder la même qualité, quel que soit l'intervenant.
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