Contacts et portail

Gérez l'annuaire des contacts clients, leurs entreprises et leurs sites. Gérez aussi leurs accès au portail client.

Créer un contact

Cliquez sur le bouton Nouveau contact (coin supérieur droit).

Un panneau latéral s'ouvre avec le formulaire de création :

Paramétrer un contact (modifier)

Depuis la liste des contacts, cliquez sur le menu ⋯ en fin de ligne → Modifier.

Vous pouvez mettre à jour tous les champs du contact : informations personnelles, poste, coordonnées, notes.

Affecter un client et des adresses

L'affectation se fait à la création ou à la modification du contact.

Clients (Entités) : champ multi-sélection. Associez le contact aux entreprises pour lesquelles il travaille ou avec lesquelles vous collaborez.

Adresses : la liste des adresses disponibles se filtre automatiquement selon les clients sélectionnés. Vous pouvez affiner en sélectionnant uniquement les sites pertinents pour ce contact.

Accès alternatifs : vous pouvez aussi créer ou voir les contacts directement depuis :

• La fiche d'un client → onglet Contacts
• La fiche d'une adresse → onglet Contacts

Inviter un contact au portail

L'invitation donne au contact un accès à votre portail client pour consulter ses missions.

Prérequis : le contact doit avoir une adresse email renseignée.

Étapes

1. Dans la liste des contacts, cliquez sur ⋯ → Inviter (ou ouvrez la fiche du contact → menu ⋯ → Inviter)

2. La boîte de dialogue Invitation s'ouvre.

3. Sélectionnez les clients auxquels le contact aura accès (au moins un obligatoire). Pour chaque client coché, choisissez le niveau d'accès :

   Mode	Description
   Accès complet	Le contact voit toutes les adresses de ce client
   Adresses spécifiques	Vous sélectionnez manuellement les sites accessibles

   En mode "Adresses spécifiques" : utilisez la barre de recherche et les cases à cocher pour sélectionner les sites. Le bouton Tout sélectionner / Tout désélectionner est disponible.

4. Cliquez sur Envoyer.

Un email d'invitation est envoyé à l'adresse du contact avec un lien d'accès personnalisé.

Ce que reçoit le contact

• Un email avec un bouton Activer mon accès
• Si c'est son premier accès : il est invité à créer son mot de passe et accepter les conditions
• S'il a déjà un compte (email déjà utilisé) : il est connecté directement

Statuts d'invitation

Renvoyer une invitation expirée

Les invitations en attente expirent 7 jours après l'envoi. Une fois expirées, le contact ne peut plus activer son accès via l'ancien email.

Renvoyer une invitation expirée

1. Repérez le statut Expiré dans la colonne Invitation
2. Cliquez sur ⋯ → Renvoyer
3. Un nouvel email d'invitation est envoyé avec une validité renouvelée de 7 jours

Contact en statut "En attente" (non expiré)

Si le contact a perdu l'email mais l'invitation est encore valide :

1. ⋯ → Renvoyer
2. Un nouvel email est envoyé (la date d'expiration est réinitialisée)

Contact en statut "Accepté"

Pour renvoyer un email de rappel sans modifier le périmètre :

1. ⋯ → Modifier l'accès
2. Cliquez sur Enregistrer sans modifier les paramètres
3. Un nouvel email d'invitation est automatiquement renvoyé

Contact en statut "Révoqué"

1. ⋯ → Réinviter
2. Configurez le périmètre d'accès
3. Cliquez sur Envoyer

Gérer les accès de partage (modifier le périmètre)

Vous pouvez modifier à tout moment le périmètre d'accès d'un contact invité.

Modifier le périmètre

1. ⋯ → Modifier l'accès (disponible pour les statuts "En attente" et "Accepté")
2. La boîte de dialogue s'ouvre pré-remplie avec la configuration actuelle
3. Modifiez les clients cochés, les modes d'accès, ou les adresses sélectionnées
4. Cliquez sur Enregistrer

Les changements sont immédiatement effectifs : au prochain chargement du portail, le contact ne verra que les missions dans son nouveau périmètre.

Révoquer l'accès

Dans la boîte de dialogue Modifier l'accès :

• Cliquez sur le bouton Révoquer l'accès (coin bas gauche, en rouge)
• Confirmez en fermant la boîte de dialogue

Ou depuis la liste : ⋯ → (si vous avez le bouton révoquer selon votre configuration)

Le portail client vu par le contact

Après avoir accepté son invitation, le contact accède au portail via le lien dans l'email, puis directement sur [votre-domaine]/home/[nom-de-votre-espace].

Tableau de bord

Le contact voit un tableau de bord avec :

KPIs (indicateurs clés)

• Interventions à venir (horizon 14 jours)
• Interventions aujourd'hui
• Interventions terminées (30 derniers jours)

Liste des missions (colonne principale)

• Missions planifiées sur les 14 prochains jours
• Affichage par date, statut, adresse d'intervention
• Limité aux missions liées à son périmètre d'accès

Mon périmètre (colonne droite)

• Liste des clients (entités) auxquels il a accès
• Chaque client est un lien cliquable vers sa fiche détaillée

Ce que le contact peut consulter

• Ses missions : liste des interventions à venir et passées dans son périmètre
• Les fiches clients accessibles (entreprises dans son périmètre)

Ce que le contact peut faire

• Télécharger les rapports PDF

Ce que le contact ne peut pas faire

• Créer ou modifier des missions
• Accéder aux missions hors périmètre
• Voir les autres contacts ou utilisateurs
• Accéder aux paramètres de l'espace

Autres éléments à connaître

Fiche détail d'un contact (panneau latéral)

Cliquez sur le nom d'un contact dans la liste pour ouvrir sa fiche. Elle affiche :

• Coordonnées : email (cliquable), téléphone fixe, mobile
• Notes : si renseignées
• Relations : clients et adresses associés (avec liens cliquables vers les fiches)
• Invitation : statut + périmètre d'accès détaillé (quels clients, quelles adresses, accès complet ou partiel)

Supprimer un contact

⋯ → Supprimer

La suppression est douce : le contact disparaît de l'interface mais reste en base de données. Toute invitation active est automatiquement révoquée.

Rechercher et filtrer

La liste des contacts supporte :

• Recherche textuelle : nom, prénom, email, poste
• Filtre par client : affiche uniquement les contacts liés à un client spécifique
• Tri : par nom par défaut

Colonnes de la liste